会議疲れから解放!時間を取り戻すカレンダー管理術

仕事

Could this meeting have been an email? The phenomenon of “calendar creep,” where meetings completely take over your work days, is wasting time, energy and productivity — but you can take back control. Leadership expert Cindy Solomon shares her five tips for clearing up your schedule and getting your calendar to work for you, not against you.

この会議は電子メールであった可能性がありますか? 会議が勤務日を完全に占領する「カレンダークリープ」現象は、時間、エネルギー、生産性を無駄にしていますが、コントロールを取り戻すことはできます。

リーダーシップの専門家であるシンディ・ソロモンが、スケジュールを整理し、カレンダーを自分に不利にではなく有利に機能させるための 5 つのヒントを紹介します。

タイトル 5 tips for dealing with meeting overload
会議過多に対処するための 5 つのヒント
スピーカー シンディ・ソロモン
アップロード 2021/10/12

「会議過多に対処するための 5 つのヒント(5 tips for dealing with meeting overload)」の文字起こし

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday only to realize you didn’t actually accomplish anything? That it was just meeting after meeting after meeting after meeting after meeting — [The Way We Work] (Music)

As a recovering corporate executive, I know we all feel like our time isn’t our own, like other people are controlling our calendars and we’re simply reacting to their whims. But calendar creep isn’t inevitable. There’s so much in the world we can’t control. We can’t control our senior leaders, we can’t control our customer demands, and we certainly can’t control a global pandemic. But we can actually control our time, we’ve just forgotten how to do it.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps that can take your calendar from working against you to working for you. And they really work. We worked with a big global company and asked some of their leaders to put these tips into practice while others didn’t. And guess what? The leaders who used these steps saw significant hours open up on their calendars for, you know, actual work.

Tip number one: Ask yourself, “Do you really need the meeting?” We’re under the illusion that we need a meeting for everything. We think “I need to make sure so-and-so is OK with this so I’ll book time.” Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.” The reality is for almost half of the meetings we schedule, we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer. A trick to stop this: when you’re thinking of calling a meeting, write the invitation first. And if you can’t start with a subject line with an action verb, you shouldn’t have the meeting. “Decide, finalize, create next steps.” Those are reasons to call a meeting. “Review,” on the other hand, isn’t an action verb. If you’re calling a meeting to review something, send it out ahead of time and schedule a 15-minute meeting for questions. That should get Joe to finally read the deck. Related to that action verb, if you’re going to call a meeting you should be able to create a clear purpose statement. “In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom. Come prepared.” You don’t need a whole agenda; nobody’s going to read it anyway. But that purpose statement is enough so that when you start, everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

Tip number two: invite the least number of people possible. Let’s be honest, most of us invite people to meetings defensively. We know that Raco’s the one we need but if Dion doesn’t feel like he’s involved, he’s going to be cranky, so you invite him and then Shannon and then Jane. And now we’re wasting all of these people’s time instead of just going directly to the decision maker. It’s time to let go of those grade-school fears and just invite the people who are necessary for the objective. Everyone else can be informed later. Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything. Research has found that the optimal size of a decision-making meeting is around five to eight people. Any time you’re inviting more, you’re making it less likely you’ll achieve your goal.

Tip number three: make your meetings shorter. If you want your time back, ditch the hour-long meeting. I schedule 30- and 45-minute meetings. That’s it, period. Full stop.

That gives people time to digest, figure out next steps, then take a breath and maybe, I don’t know, go to the bathroom. It stops that horrible snowball of lateness that rolls downhill over the course of a day.

Tip number four: say no to other’s people’s meetings. We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to. Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego. Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting. A better way to decide: Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?” Even better, “Does this meeting move my goals, my team’s goals or my customers’ goals forward?” If not, just say no. Now I know what you’re thinking: it’s hard to say no to a meeting. But it really isn’t. Simply tell the organizer the truth. You know that they’ve got this, and if they need you, simply give you a ring. You can also use the opportunity to delegate the meeting to a high performer or subject matter expert who may be a better choice anyway. You can even simply let them know you have other priorities that week and ask if your attendance is necessary. All you need to do is communicate with honesty and clarity.

Tip number five: be ruthless with your time. As any flight attendant will tell you, you have to put your own oxygen mask on first. It’s the only way you can be at your best for others, so give yourself time to do the things you need to in order to feel like a human being. That includes scheduling blocks of uninterrupted time to focus on your own work. If you have a project that going to take you 10 hours of really focused time and effort, schedule that time in your calendar. Try putting in “no-fly zones” two hours a day, a few days a week, at whatever time you’re at your most productive. You don’t have to make these changes in a vacuum, like it’s some kind of secret. You can tell people that you’re trying something new and taking control of your calendar. And you do not have to do everything at once. Simply pick one idea and try it. People will not only understand it, but they’ll appreciate it.

So the only question left is: Do you have the courage to own your own calendar? I think you do.

「会議過多に対処するための 5 つのヒント(5 tips for dealing with meeting overload)」の和訳

仕事が終わる頃に、実際には何も達成していないことに気づいたことがありますか?ただ会議が続いているだけだった、会議の連続。私は元企業幹部として、皆が自分の時間が自分のものではないように感じ、他の人が自分のスケジュールをコントロールしていて、私たちはただその気まぐれに反応しているだけだと感じています。しかし、カレンダーの侵食は避けられません。世界にはコントロールできないことがたくさんあります。上級リーダーをコントロールすることはできませんし、顧客の要求もコントロールできませんし、もちろん、世界的なパンデミックもコントロールできません。しかし、実際に私たちは自分の時間をコントロールできるのです。ただ、そのやり方を忘れてしまっているだけです。

私は、カレンダーがあなたに対して機能していたものからあなたのために機能するものに変えることができる、実際に効果のある5つの簡単な手順を考え出しました。そして、これらの手順は本当に効果があります。私たちは大手のグローバル企業と協力して、これらのヒントを実践するリーダーとそうでないリーダーに試してもらいました。そして結果はどうでしょう?これらの手順を使ったリーダーは、実際の仕事のためにかなりの時間がカレンダーに空いたのです。

ヒント1:自分自身に問いかけてみてください。「本当にその会議が必要ですか?」私たちはすべてのことに会議が必要だという幻想にとらわれています。 「このことについて、あの人が大丈夫か確認しなければならないので、時間を取ります」とか「プロセスについてちょっとした質問があるので、会議を組みます」と考えます。実際には、私たちが予定する会議のほぼ半分は、簡単な答えを求めて電話をかけたり、テキストを送ったりすれば良いだけです。これを止めるためのトリック:会議を開くことを考えているときは、まず招待状を書いてください。そして、アクション動詞が主題行に含まれていない場合、会議を開く必要はありません。「決定する、最終決定する、次のステップを作成する」。これらは会議を開く理由です。一方、「レビュー」はアクション動詞ではありません。何かをレビューするために会議を開くのであれば、事前に送信して、質問のための15分の会議を予定してください。それで、ジョーがデッキを読むようになるでしょう。また、そのアクション動詞に関連して、会議を開く場合は明確な目的声明を作成できるはずです。「この会議では、これ、これ、これを決定します。準備して来てください。」アジェンダ全体は必要ありません。誰もそれを読まないでしょう。しかし、その目的声明は、開始するときに、みんなが座り、注意を払い、目標に集中できるように十分なものです。

ヒント2:可能な限り少ない人数を招待してください。正直に言って、ほとんどの人が会議に参加する人を慎重に招待しています。私たちは、Racoさんが必要な人物だとわかっていますが、Dionさんが関与していると感じないと、不機嫌になるだろうと思って、彼を招待し、それからShannonさん、そしてJaneさんを招待します。そして今、私たちはこれらの人々の時間を無駄にしています。その代わりに、直接意思決定者に行くことができます。小学校の恐れを捨てる時間です。目的のために必要な人々だけを招待しましょう。後で他の人に通知すればいいのです。また、私たちがすべてのことに招待されなくても大丈夫だと合意しましょう。研究によれば、意思決定の会議の最適な規模は5?8人です。それ以上の人数を招待すると、目標を達成する可能性が低くなります。

ヒント3:会議を短くしましょう。もし時間を取り戻したいのであれば、1時間の会議はやめましょう。私は30分や45分の会議を予定しています。それだけです、それで十分です。

それにより、人々が時間をかけて情報を消化し、次のステップを考え出し、そして一息つく時間ができます。そして、トイレに行く時間もあるかもしれません。それにより、1日の間に起こる遅刻の悪循環が止まります。

ヒント4:他人の会議に「ノー」を言ってください。私たちは招待されたすべての会議に「はい」と答える習慣があります。しばしば、欠席することを恐れて出席し、さらに悪いことには、エゴです。これらの理由で貴重な時間を会議に費やすべきではありません。判断するより良い方法は次の通りです。「私の意見はこの会議の目的に絶対に不可欠ですか?」さらに良い方法は、「この会議は私の目標、チームの目標、または顧客の目標を前進させますか?」でしょうか?そうでなければ、ただノーと言ってください。今、あなたが考えていることを知っています。会議にノーと言うのは難しいということです。しかし、実際にはそうではありません。主催者に真実を伝えるだけです。彼らはそれができることを知っていますし、必要なら電話してくれるでしょう。また、高いパフォーマンスを発揮する人や専門家に会議を委任する機会を利用することもできます。また、その週の他の優先事項があることを伝え、自分の出席が必要かどうか尋ねることもできます。必要なのは、正直で明確にコミュニケーションをとることだけです。

ヒント5:自分の時間に無情になりましょう。どの客室乗務員もあなたに言うでしょう、まず自分の酸素マスクを着用しなければなりません。他の人のために最善を尽くす唯一の方法です。だから、人間らしい感じになるために必要なことをする時間を与えてください。それには、自分の作業に集中するための中断されない時間のブロックをスケジュールすることも含まれます。もし、10時間の本当に集中して努力する時間が必要なプロジェクトがあるなら、その時間をカレンダーに予定してください。週に数日、一日2時間の「飛行禁止区域」を、最も生産的な時間帯に設定してみてください。これらの変更を真空中で行う必要はありません。秘密のように。あなたが新しいことを試して自分のカレンダーを管理すると伝えることができます。そして、すべてを一度にやる必要はありません。単に1つのアイデアを選んで試してみてください。人々はそれを理解するだけでなく、それを感謝するでしょう。

残された唯一の問題は、あなたが自分のカレンダーを所有する勇気があるかどうかです。私はあなたが持っていると思います。

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